Firmen-Sommerfest – Tipps und Ideen zur besseren Event-Planung
Ob großes Firmen-Sommerfest, kleinere Betriebsfeier oder Business-Party mit ausgewählten Geschäftspartnern – ein Firmenfest im Sommer ist stets etwas Besonderes. Nicht zuletzt, weil dieses in der Regel ganz oder teilweise im Freien stattfindet. Verglichen mit reinen Indoor-Veranstaltungen wirken Open-Air-Events per se informeller und besitzen einen eher lockeren Charakter. An der frischen Luft kommuniziert, isst und trinkt es sich einfach unbeschwerter – zumindest im Rahmen einer Sommerfeier. Ein im Freien stattfindendes Sommerfest bietet den Gästen viel Bewegungs- und Entscheidungsfreiraum, das wirkt sich positiv auf das individuelle Empfinden, die Interaktionen und die Atmosphäre aus. Besonders im Hochsommer bringen wenig oder schlecht klimatisierte Locations die Gäste schnell ins Schwitzen, was die Wahrscheinlichkeit für ein vorzeitiges Verlassen der Veranstaltung erhöht. Daher freuen sich die meisten über jede Veranstaltung, die im Freien stattfindet. Doch wie plant man ein erfolgreiches Sommerfest mit der Firma, eine Betriebsfeier unter freiem Himmel oder ein exklusives Gartenfest mit Geschäftspartnern? Der folgende Ratgeber liefert hierzu einige Tipps und Ideen.Allgemeine Planung & Terminfindung
Nicht nur für ein Firmen-Sommerfest, sondern allgemein für Betriebsfeiern und ähnliche Veranstaltungen gilt: Eine rechtzeitige Planung eröffnet bestmöglichen Gestaltungsfreiraum und zeitliche Flexibilität. Viele Firmen beginnen lange im Voraus mit der Planung von Weihnachtsfeier und Sommerfest, da sie um die entsprechenden Vorteile wissen. Sofern Sie als Geschäftsführer Ihrer Firma tätig sind, besitzen Sie in der Regel bereits einen detaillierten Überblick über die Terminierungen des Betriebs, ggf. der einzelnen Abteilungen. Ansonsten sollten Sie sämtliche Informationen zu eventuellen Urlaubstagen, Feiertagen, Brückentagen sowie zu bereits bekannten Planungen, Projektlaufzeiten und deren Deadlines zusammentragen. In der Regel eignet sich der Freitag für eine Firmenfeier am besten, da dieser Wochentag ausgiebiges Feiern und zugleich ausreichend Erholung am darauffolgenden Wochenende ermöglicht.-
- Legen Sie auf Grundlage aller Infos spätestens Mitte Januar das bestmögliche Datum für Ihr Firmen-Sommerfest fest.
- Beginnen Sie im Februar mit der konkreten Planung des Sommerfests. Schließen Sie die Planung im Februar ab.
- Versenden Sie in der ersten Woche im März die Einladungen.
Ermitteln Sie die Teilnehmerzahl möglichst genau und legen Sie das Budget fest. Machen Sie sich klar, wie viel Sie für Ihr Firmen-Sommerfest ausgeben möchten und können. Dieser Ratschlag mag banal klingen, doch die fixe Budget-Obergrenze dient Ihnen als Basis zur Kalkulation sämtlicher Programmpunkte und Ideen rund um Ihre Betriebsfeier. Es ergibt wenig Sinn, tolle Ideen für das Rahmenprogramm zu recherchieren bzw. zu planen, wenn diese unter Umständen schlicht nicht finanzierbar sind.
Konkrete Planung & Ideen für das Sommerfest
1. Location finden
Sofern das Firmen-Sommerfest nicht auf dem Betriebsgelände stattfinden soll oder kann, benötigen Sie eine Eventlocation. Recherche und Buchung können dabei mehr Zeit in Anspruch nehmen, als viele glauben – unter anderem, weil neben Ihnen noch viele weitere Firmen nach der besten Sommerfest-Location in Berlin suchen. Der Sommer ist hierzulande kurz, und das Angebot an wirklich guten Eventlocations dann (selbst in Berlin) rar. Kalkulieren Sie also die eine oder andere Absage in den zeitlichen Planungsaufwand mit ein. Unser Tipp: Mieten Sie eine Location nur, wenn diese auch in Sachen Verpflegung Ihren Ansprüchen genügt. Einige Veranstaltungsorte lassen keine externen Cateringdienstleister zu und übernehmen die Essens- und Getränkeversorgung lieber selbst. Das ist von organisatorischem Vorteil, wenn dort erstens eine gute und zweitens eine Ihren Vorstellungen entsprechende Verköstigung angeboten wird. Veranstaltungsräumlichkeiten bzw. Open-Air-Flächen, die nur als solche zur Verfügung stehen, können für Ihr Firmen-Sommerfest besser geeignet sein, da diese die externe Beauftragung von Caterern ermöglichen. Hierdurch erhalten Sie größtmöglichen Entscheidungsspielraum, was die Qualität der Bewirtung Ihrer Gäste angeht. Die passende Wahl des Veranstaltungsorts ist ein wichtiger Faktor, der die Stimmung entscheidend beeinflusst. Lassen Sie sich gegebenenfalls bei der Auswahl der Location beraten. Die Auswahl an Eventlocations in Berlin ist tendenziell groß.2. Ablauf & Rahmenprogramm des Firmen-Sommerfests
Zeitlicher Ablauf: Legen Sie den Ablauf bereits genau fest. Achten Sie dabei jedoch auf etwas Flexibilität bzw. zeitliche Puffer. Wenn Programmpunkt B um 16:00 Uhr endet, kann Punkt C Ihres Rahmenprogramms nicht um 16:00 Uhr beginnen – auch nicht um 16:15 Uhr. Wählen Sie den Ablauf so, dass dieser den Empfang Ihrer Gäste, sämtliche Punkte eines eventuellen Rahmenprogramms sowie die Bewirtung Ihrer Gäste berücksichtigt. Multiplizieren Sie die kalkulierten Zeiten dann mit Faktor 1,5. Passen nun noch alle geplanten Punkte und Pausen in den zeitlichen Rahmen, wurde optimal geplant. Falls nicht, haben Sie zu straff geplant und sollten einzelne Veranstaltungspunkte streichen. Wetter: Auch wenn das geplante Betriebsfest im Sommer überwiegend draußen stattfinden soll, benötigen Sie unbedingt eine wetterfeste Ausweichmöglichkeit. Regen, Gewitter und kalte Abende sind schließlich auch zwischen Juni und August möglich. Hohe Flexibilität bieten hier unter anderem Pavillons, große Sonnenschirme, überdachte Terrassen, ausfahrbare Markisen und Heizpilze. Ambiente: Erwägen Sie eine besondere Dekoration, ggf. passend zu einem Thema oder Motto, unter dem Ihr Firmen-Sommerfest steht. Eine individuelle Dekoration verleiht dem Event mehr Persönlichkeit und schafft Atmosphäre. Beauftragen Sie hierzu gegebenenfalls einen professionellen Service oder erfragen Sie in Ihrer Firma, ob es freiwillige MitarbeiterInnen gibt, die gern dekorative Ideen für das Sommerfest umsetzen möchten. Motto: Auch ein Motto kann die Stimmung einer Betriebsfeier positiv beeinflussen. Wir empfehlen allerdings ein Motto zu wählen, das zum Unternehmen passt bzw. in Bezug zu diesem steht. Eine beliebte Motto-Idee für das sommerliche Firmenjubiläum orientiert sich am Gründungsjahr des Unternehmens. Wurde dies beispielsweise Anfang der 80er Jahre gegründet, könnten Karottenhosen, Schulterpolster und Taillengürtel zum empfohlenen Dresscode gehören. Musikalisch irgendwo zwischen Falco, Cyndi Lauper und Nena, können sich die Gäste dann zurück in die 80er sinnen. Empfang: Überlegen Sie sich, wie der Empfang gestaltet sein soll. Soll Personal am Eingang bereitstehen, um eintreffende Gäste willkommen zu heißen und Begrüßungsdrinks auszuhändigen? Musik: Auch wenn Sie selbst vielleicht kein großer Musikfreund sind, denken Sie daran: Ein Fest ohne Musik wirkt für viele befremdlich. Wir raten Ihnen dazu, das Fest musikalisch begleiten zu lassen. Dies muss nicht notwendigerweise durch engagierte Bands, Pianisten oder einen DJ erfolgen. Auch eine gut zusammengestellte Playlist, die über die PA der Veranstaltungslocation abgespielt wird, eignet sich. Unser Tipp: Unterteilen Sie diese Playlist in verschiedenen Sektionen bzw. Abschnitte, passend zum Rahmenprogramm Ihres Firmen-Sommerfests. Zum Beispiel ruhige Hintergrundmusik für das Get-together, klassische Musik zum Essen, Popmusik für eventuelles Tanzen und Trinken zu späterer Stunde.3. Das passende Sommerfest-Essen
Ob als Inhouse-Service einer Veranstaltungslocation, oder als separat arrangiertes Eventcatering – Essen und Getränke spielen für die Stimmung und letztlich das Gelingen Ihres Firmen-Sommerfests eine wesentliche Rolle. Machen Sie sich daher die Mühe, ausführlich zu überlegen, welche Art und Qualität von Service passend sind. Für eine sommerliche Betriebsfeier, die ganz oder teils im Freien stattfindet, empfiehlt sich grundsätzlich ein BBQ-Catering mit Grillbuffet. Kaum etwas passt schließlich besser zusammen als Sommerzeit und Grillgenuss. Ein professioneller BBQ-Service bietet zugleich einen gewissen Show-Charakter, der für Unterhaltung und den gewissen Touch sorgt. Nicht nur, aber auch weil während eines Sommerfests gern das ein oder andere Gläschen Alkohol getrunken wird, ist es unerlässlich, über den Tag verteilt ausreichend Stärkungen anzubieten. Für die zwischenzeitliche Versorgung Ihrer Gäste empfiehlt sich ein Snack-Buffet oder Fingerfood Catering, etwa in Form eines Flying Services.4. Anfahrt & Unterkunft
Achten Sie bei der Wahl der Location für Ihr Firmen-Sommerfest nach Möglichkeit auf- gute Erreichbarkeit per ÖPNV,
- gute und ausreichende Parkmöglichkeiten sowie
- die Organisation eines nahegelegenen Hotels, sofern Sie MitarbeiterInnen oder GeschäftspartnerInnen erwarten, die von weiter entfernt anreisen.
