Eventplanung:
Tipps für die erfolgreiche Organisation Ihrer Veranstaltung
Eine erfolgreiche Veranstaltung ist kein Zufall, sondern das Ergebnis präziser Eventplanung. Ob Produktpräsentation, Jubiläumsfeier oder Teambuilding – sorgfältige Planung und durchdachte Organisation sind die Schlüssel, um Ihre Ziele zu erreichen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen den Prozess der Veranstaltungsplanung auf und bietet Tipps zur erfolgreichen Umsetzung.
Bei Eventplanung und Organisation gibt es viel zu beachten – von der Zieldefinition und der Terminauswahl über die Planung des Ablaufs bis zur Auswahl der passenden Bewirtung. Dieser Ratgeber mit Eventplanung-Checkliste hilft Ihnen dabei, einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen und Ihre Gäste zu begeistern.
Phasen der Eventplanung
Für ein gelungenes Event mit zufriedenen Besuchern müssen die verschiedenen Bestandteile aufeinander abgestimmt sein und ineinandergreifen. Veranstalter müssen einen passenden Termin mit geeigneter Location auswählen, das Rahmenprogramm festlegen, die Verköstigung Ihrer Gäste organisieren und vieles mehr.
Der erste und wichtigste Schritt besteht darin, sich über die grundlegenden Eckdaten klarzuwerden. Bevor Sie sich in die Details stürzen, sollten Sie also den Zweck, die Zielgruppe und das Budget Ihrer Veranstaltung festlegen. Die Kernfrage ist in diesem Zusammenhang: Was möchte ich erreichen? Eine neue Kundenbeziehung? Eine Motivation von Mitarbeitenden? Oder soll es in erster Linie ein unvergessliches Fest, z. B. anlässlich eines Firmenjubiläums werden?
Die klare Benennung des Ziels hilft Ihnen, alle weiteren Entscheidungen zielgerichtet zu treffen. Legen Sie zudem fest, wie viele Gäste bzw. Teilnehmende Sie erwarten und welches Budget Ihnen dazu zur Verfügung steht. Dies bildet die Basis für die gesamte Veranstaltungsplanung und stellt sicher, dass Sie von Beginn an in den richtigen Dimensionen denken.
Nachdem die Grundpfeiler stehen, geht es an die kreative Ausgestaltung. Die Wahl der Location ist dabei entscheidend, denn sie prägt das Ambiente und die Atmosphäre maßgeblich. Kriterien wie Größe, technische Ausstattung, Erreichbarkeit und das gewünschte Flair spielen hier eine große Rolle.
Der kulinarische Rahmen ist ebenfalls ein zentraler Erfolgsfaktor. Die Verpflegung ist mehr als nur eine Notwendigkeit – sie ist Ausdruck der Wertschätzung und ein wichtiger Teil des Gesamterlebnisses. Für eine zwanglose und kommunikative Atmosphäre bietet sich beispielsweise ein abwechslungsreiches Buffet an. Wenn Sie die Gäste in entspannter Runde zusammenbringen möchten, kann ein vielseitiges Menü mit regionalen oder saisonalen Akzenten die richtige Wahl sein. Wenn Sie zugleich „unterhalten lassen“ möchten, eignet sich auch ein Live Cooking.
Schließlich folgt die Detailplanung. Hierbei ist das Zeitmanagement entscheidend. Erstellen Sie eine differenzierte Checkliste, die alle Aufgaben und „Unteraufgaben“ – von der Einladung bis zur Nachbereitung – umfasst. Ein wichtiger Punkt ist die Koordination der Dienstleister. Wählen Sie Partner, auf die Sie sich verlassen können. Das gilt für die Möblierung, die Technik, eventuelle Show- und Musik-Programmpunkte, das Servicepersonal und natürlich ebenso für das Getränkecatering.
Achten Sie bei der Auswahl auf die Details. Wer etwa einen Stehempfang plant, kann Sekt und Snacks anbieten. Ein Flying Buffet mit Häppchen sorgt dafür, dass sich die Gäste frei bewegen und gleichzeitig eine Vielfalt an kleinen Köstlichkeiten probieren können. Es ermöglicht zudem eine lockere Atmosphäre, die unmittelbar zum Netzwerken anregt.
Aufgliederung der Eventplanung in Einzelschritte
- Ziel und Zweck vergegenwärtigen
- Konzept erarbeiten
- Budget- und Terminplanung
- Location auswählen und reservieren
- Dienstleister und gastronomische Services beauftragen
- Nachbereitung der Veranstaltung
Klares Ziel – bessere Eventplanung
Die erste Aufgabe bei der Veranstaltungsplanung dreht sich um das eigentliche Ziel der Veranstaltung. Es mag banal erscheinen, doch es wird Ihnen helfen, sich kurz zu fragen, ob Sie mit der Veranstaltung etwas (oder jemanden) erreichen oder zu etwas bewegen wollen.
- Was ist der Anlass für die Veranstaltung?
- Welche(s) Ziel(e) verfolgen Sie damit?
- Handelt es sich um eine Veranstaltung für Mitarbeiter, etwa ein Sommerfest, das hauptsächlich der Unterhaltung dienen und den Teamgeist fördern soll?
- Handelt es sich um eine Art von Networking-, Branding- oder PR-Event?
- Dient es zu einer Produktvorstellung, zur Markenbindung oder der Kundengewinnung?
Inhaltliche Eventplanung: Konzept erarbeiten
Im nächsten Schritt der Veranstaltungsplanung geht es um das organisatorische und inhaltliche Konzept. Wie viele Teilnehmer werden erwartet und wie lange soll das Event dauern? Wie erfolgt die An- und Abreise? Ist für das leibliche Wohl gesorgt?
Inhaltlich muss das Thema bzw. Motto der Veranstaltung zum Anlass und den Zielen passen. Das Motto kann sich dann unter anderem auf Dekoration und Dresscode auswirken. Das Programm soll die Gäste unterhalten, einem roten Faden folgen und Sie beim Erreichen Ihrer Ziele unterstützen.
Veranstaltungsort buchen
Bei der Eventplanung folgt die Organisation auf die Konzepterstellung und Budgetplanung. Wenn Sie ein Event planen, sollten Sie den Veranstaltungsort so früh wie möglich zum gewünschten Termin buchen. Setzen Sie sich ggf. mit Themen wie Sicherheit und Hygiene auseinander und stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher.
Die Location muss zu Ihren Zielen, dem Budget und der Teilnehmerzahl passen. Prüfen Sie die Kapazitäten und die Ausstattung vor Ort. Achten Sie darauf, dass für eine Veranstaltung im Sommer ansprechende Möglichkeiten im Freien gegeben sind und die Räumlichkeiten für Winterveranstaltungen ausreichend Platz bieten.
Budgetplanung
Bei der Budgetplanung müssen Sie daran denken, alle Kosten zu berücksichtigen. Dazu gehören unter anderem die Miete des Veranstaltungsorts, die Kosten für Speaker und/oder Künstler, für das Personal, die Technik, die Dekoration und gegebenenfalls Marketingmaterial. Während die Kosten für die Eventlocation meist fix sind, hängen die Bewirtungskosten von der Teilnehmerzahl ab.
Budget- und Terminplanung
Zu den nächsten Aufgaben der Eventplanung gehört die Auswahl eines geeigneten Termins. Dabei ist die Urlaubsplanung der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Ferienzeiten und die Tage rund um Feiertage sollten aus diesem Grund vermieden werden. Viele Angestellte, Kunden und Geschäftspartner nutzen Brückentage beispielsweise für private Urlaube und können oder wollen dann nicht an einer Firmenfeier teilnehmen.
Teilnehmeranzahl und Wünsche
Neben der Terminauswahl ist eine frühzeitige Kenntnis der Teilnehmerzahl wichtig, da diese sich direkt auf die Budgetplanung und die Auswahl des Veranstaltungsorts auswirkt. Um eine solide Veranstaltungsplanung und einen guten Überblick zu gewährleisten, sollten Sie die Einladungen daher zwei bis drei Monate vor dem Event verschicken, damit Sie das Budget pro Person besser abschätzen können. Wer die Teilnahme zusagt, sollte auch gleich mitteilen, ob er oder sie allein, in Begleitung oder mit der ganzen Familie kommt. Für die Bewirtung ist es wichtig, vorab zu wissen, ob Personen mit Allergien teilnehmen oder beispielsweise vegane Speisen gewünscht sind.
Hinweis:
In Deutschland können für Veranstaltungen von Unternehmen besondere landesrechtliche Verordnungen gelten, die die Veranstaltungssicherheit und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften definieren. Informieren Sie sich daher rechtzeitig über Vorschriften und eventuelle Besonderheiten, die für Ihr Bundesland gelten.
Dienstleister beauftragen
Der nächste Schritt in der Veranstaltungsplanung ist die Suche nach passenden Dienstleistern für die verschiedenen Services. Wer stellt Mobiliar wie Tische und Stühle, Dekoration und musikalische Unterhaltung bereit? Ist zusätzliche Veranstaltungstechnik nötig und wer kümmert sich um die musikalische Begleitung?
Mobiliar, Dekoration, Licht, Ton, Snacks und Drinks sollten harmonisch aufeinander abgestimmt sein. Neben Deko, Ablauf und Inhalt der Veranstaltung ist das Eventcatering ein besonders wichtiger Punkt in der Eventplanung und letztlich ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Passende Speisen, die den Gaumen verwöhnen, gehören immer zu den Highlights einer Veranstaltung und tragen maßgeblich dazu bei, wie Gäste das Event in Erinnerung behalten. Je nach Anlass können zum Beispiel Fingerfood oder Grillbuffets eine hervorragende Wahl sein.
Nachbearbeitung & Abrechnung
Jede Veranstaltung bietet die Möglichkeit, aus den gesammelten Erfahrungen zu lernen und das nächste Event noch besser zu planen: Was ist gut und was schlecht gelaufen, was kam besonders gut an und was nicht?
Dokumentieren Sie den gesamten Ablauf. Waren die Zeitpuffer ausreichend oder zu knapp bemessen? Gab es unerwartete Herausforderungen und war das Budget richtig kalkuliert? Die Erkenntnisse dienen Ihnen als wertvolles Werkzeug für die nächste Veranstaltungsplanung.
Verschicken Sie auch E-Mails an die Teilnehmer, in denen Sie ihnen für die Teilnahme danken und nach Feedback fragen. Die Durchführung einer Online-Umfrage zum Ort der Veranstaltung, dem Ablauf und Programm sowie der Verköstigung hilft bei der nächsten Eventplanung. So werden Ihre Events von Mal zu Mal besser – und Ihre Gäste werden es merken.
Ckeckliste Eventplanung
Jetzt können Sie mit der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung beginnen. Unsere Checkliste hilft bei der Organisation.
- Veranstaltungsziel(e) definieren
- Thema und Motto überlegen.
- Budget planen.
- Gästeliste erstellen, Datum wählen und Teilnehmer einladen
- Location buchen.
- Bei weiter entfernten Veranstaltungsorten ggf. Transport- und Übernachtungsmöglichkeiten für die Teilnehmer organisieren.
- Dienstleister für Mobiliar, Deko, Unterhaltung und Bewirtung finden und beauftragen.
- Nachbearbeitung und Abrechnung.